Foto por eu mesmo :D no Unsplash

Eu vou correr o risco de deixar esse artigo datado para sempre, porém este conteúdo é extremamente necessário uma vez que nos últimos meses estamos vendo um crescimento absurdo do trabalho remoto por conta da pandemia do COVID-19, chegamos até a fazer uma live para discutir os impactos da crise para além da saúde.

Devido a este problema global, muitas empresas tiveram que mover sua força de trabalho para se adaptar ao novo cenário, consequentemente, pessoas que antes eram trabalhadores locais passaram a ser trabalhadores remotos, o problema é que muitas dessas empresas nunca deram nenhum tipo de instrução ou guia de como estes colaboradores deveriam agir ou quais são as melhores práticas de trabalho enquanto remotos, ou até pior, não providenciaram um equipamento decente e necessário para que isso funcionasse.

Outras, como a própria Microsoft, por exemplo, estão fazendo um grande esforço para tentar se adaptar a essa nova realidade escrevendo artigos e dicas para tentar deixar todos na mesma página.

Por conta dessas e de outras decições mal executadas, o trabalho remoto é frequentemente associado com algo que não dá certo e/ou não funciona em todos os casos e mais uma série imensa de desculpas que desencorajam qualquer um a sequer tentar. É um fato que existem posições e cargos onde a pessoa precisa estar presente, portanto o trabalho remoto neste caso não é sequer uma opção, porém, para a grande maioria das demais posições de trabalho que ocupamos hoje, isso não é verdade, é possível realizar um trabalho tão bom quanto o local, mesmo estando remoto.

Dito isso, vamos passar pelas melhores práticas e os maiores problemas do trabalho remoto e como podemos resolver todos eles. A seguir vou deixar um sumário, porque este artigo será um pouco longo, se você está procurando alguma coisa específica, fique a vontade para utilizar o guia de links!

Lembrando que, novamente, este é um artigo de opinião, portanto muitas das dicas que eu vou dar por aqui e muitas das boas práticas que eu vou escrever são referentes à minha experiência com trabalho remoto

Sumário

Sumário
Vantagens Do Trabalho Remoto
Problemas Do Trabalho Remoto
Melhores práticas de trabalho remoto
Conclusão
- Leituras recomendadas
Feedbacks!

Vantagens Do Trabalho Remoto

Desde que comecei a trabalhar com tecnologia eu sempre fui um grande defensor do trabalho remoto, principalmente porque eu moro em uma região mais afastada da capital de São Paulo, onde a maioria das empresas se concentra. Porém, o trabalho remoto nunca tinha sido uma opção para mim na maioria das empresas – exceto em casos extraordinários onde não era possível eu chegar ao escritório – até há cerca de dois anos, quando comecei a trabalhar parcialmente remoto em uma startup que permitia um horário bastante flexível, a partir daí, todos os empregos que tive foram cada vez mais voltados para o trabalho fora do escritório.

Hoje na Microsoft atuando como Cloud Advocate estou em uma posição 100% remota, onde não tenho necessidade de ir ao escritório em nenhum momento, mas estou livre para usá-lo se precisar ou se quiser (ir ao escritório de vez em quando é bom, como vamos ver). E me deixa muito feliz em ver que as medidas tomadas estão beneficiando muitos trabalhadores remotos.

Baseado nessas experiências (e minhas experiências anteriores), eu compilei algumas das maiores vantagens que tive quando movi para o home office.

Locomoção

Sem dúvida a vantagem que sai na frente é o que muita gente está almejando em um trabalho remoto: Não sair de casa. Como disse antes, por morar mais distante, eu geralmente levava entre uma e duas horas para chegar no trabalho, um tempo precioso que eu poderia estar utilizando para fazer qualquer coisa relacionada ao meu trabalho ou simplesmente aprendendo algo novo, mas infelizmente não era possível, porque eu estava em filas de trem ou metrô.

Estar remoto te traz a possibilidade de poder acordar próximo do seu horário de trabalho, aumentando a quantidade de sono que você tem por noite, obviamente que você não deve acordar na hora de trabalhar, eu, por exemplo, costumo acordar uma hora antes para que eu possa ter um tempo para tomar café da manhã e me arrumar antes de começar a trabalhar, isso me faz ficar mais alerta.

Além disso, ter pouco ou nenhum tempo de locomoção faz com que você possa usar melhor o tempo que você ganha com a locomoção diária para poder realizar qualquer outra coisa.

Horários

Uma das maiores preocupações dos trabalhadores é chegar e sair nos horários marcados pela empresa. No geral temos uma rotina de 8 horas de trabalho, geralmente começando as 9 horas da manhã. Porém se há algum problema, uma enchente (que em São Paulo é muito comum), o transporte está lotado (ainda mais comum), tem um compromisso pessoal ou qualquer outra coisa, você fica refém de ter de preencher uma série de formulários e levar atestados ou, até mesmo, perder o dia de trabalho em alguns casos.

Sendo remoto isso não te afeta tanto, apesar de que você deve sim ter um horário de trabalho fixo e deve se ater a ele, ainda é possível criar concessões de forma muito mais simples e rápida do que a burocracia corporativa.

Praticidade

Muitas vezes temos a maioria das ferramentas que precisamos no nosso escritório no trabalho, porém nem sempre temos tudo, no meu caso, por exemplo, sempre trabalhei com o meu próprio computador, portanto eu tinha que levá-lo e trazê-lo todos os dias, mas eu já esqueci algumas vezes...

A outra vantagem é que em casa você tem tudo que você precisa, todas as suas coisas estão lá, e se não estiver a mão, com certeza é mais rápido buscar do que em um escritório.

Produtividade

É um fato que, geralmente, os nossos maiores picos de criatividade e produtividade acontecem fora dos horários onde estamos no escritório, até porque o ambiente doméstico é muito mais acolhedor e facilita a expressão de novas ideias quando estamos trabalhando em algo sem precisar se preocupar com mais ninguém ao nosso redor. Em um escritório isso nem sempre é possível, nem sempre temos um local silencioso.

Esta imagem que twittei há pouco tempo mostra os principais pontos que precisamos fazer para sermos produtivos, além disso eu também escrevi uma série de artigos sobre o tema.

Portanto, quando todos as práticas de organização são feitas, é muito mais fácil ser produtivo em casa do que fora dela.

Tranquilidade

Trabalhar remotamente te livra da maioria dos estresses cotidianos que estamos sujeitos durante os períodos que estamos nos deslocando e pegando trens lotados e etc. Além disso, temos a capacidade de parar um tempo, descansar, voltar quando estivermos mais calmos, praticar um pouco de mindfullness e até tirar um pouco a cabeça do que estamos fazendo no momento.

Problemas Do Trabalho Remoto

Ao mesmo tempo que o trabalho remoto é uma benção, ele também pode ser uma maldição, é a famosa faca de dois gumes, principalmente para quem ainda não está preparado ou não teve a vivência necessária neste tipo de modo de trabalho. Conforme formos progredindo neste artigo, você irá notar que a maioria dos problema do trabalho remoto envolvem não necessariamente uma única pessoa, mas sim a interação com outras pessoas, principalmente se as outras pessoas forem funcionários presenciais e você não.

Vou compilar algumas das maiores dores que já tive trabalhando remotamente e, no final, vou deixar algumas dicas de leituras e artigos externos que usei de referência para enriquecer o conteúdo.

Isolamento

Quando ouvimos "Trabalho remoto" automaticamente a maioria das pessoas estampa um sorriso na cara, porque é óbvio que você vai trabalhar de pijama o dia inteiro e não vai fazer nada e ainda receber por isso não é? Bem... Não é bem assim.

No início tudo pode parecer maravilhoso, porém após um pequeno tempo, o peso de você estar sozinho o dia todo começa a ficar um pouco demais e você acaba se sentindo cada vez mais sozinho e ai que o trabalho remoto deixa de ser sensacional e fica complicado...

O instrutor Todd Dewett, que faz o curso do Linkedin Learning sobre trabalho remoto

Mudanças de última hora

A principal causa de todos os problemas do trabalho remoto é a falta de comunicação entre as pessoas do time, sejam todas remotas ou não. Isso envolve não só a habilidade de realizar a comunicação mas também saber se comunicar.

Quando temos colegas que estão trabalhando físicamente e outros que estão trabalhando remotamente, é muito comum que, durante o planejamento, todos pensem em como trazer as pessoas remotas para a reunião, porém, se algo dá errado de última hora, normalmente as pessoas esquecem de avisar quem não está nas suas imediações.

Essa é simplesmente a maior causa do caso "Cade todo mundo?", quando há um link de invite para uma call, você está adiantado, porém ninguém aparece na reunião. Algumas empresas tem políticas bastante estritas em relação à reuniões, por exemplo, em algumas empresas que eu trabalhei tínhamos a "regra dos 5 minutos":

Qualquer reunião poderá começar, no máximo, 5 mimnutos mais tarde do que o horário original previsto, mas não pode terminar fora do horário original.

Algumas empresas tem regras mais estritas, por exemplo, com relação ao número de participantes, horários das reuniões, locais e todos os outros aspectos que podem reger essas ferramentas para que haja uma melhor comunicação.

Além disso, é possível utilizar as ferramentas de conferências como o Teams para criar políticas mais rígidas em diversos aspectos. Recomendo a leitura dos links que deixarei sobre o tópico:

Guia de como criar políticas para reuniões no Teams
Guia para criar políticas no Skype for Business
Tutoriais e configurações para iniciar ou configurar o Teams para suas reuniões remotas
Guia completo do gitLab para agendas e reuniões remotas

Lembre-se de nós

Por último, mas não menos importante, se você está trabalhando fisicamente e tem reuniões com pessoas trabalhando remotamente, lembre-se de que eles estão remotos, inclua sempre um link para um meeting no invite de sua reunião.

Acredito que seja um pouco desnecessário dizer isso, mas mande invites... Não deixe somente no boca-a-boca

Se você não sabe como fazer isso ou então tem dificuldades em lembrar, veja alguns artigos que vão ajudar a integrar algumas ferramentas no seu calendário:

Precisamos te ouvir... E te ver...

Outro grande problema que temos quando estamos realizando calls são os 15 minutos iniciais de "Está me ouvindo?", "Acho que meu microfone está desligado", "Não consigo te ouvir". Invariavelmente, por mais que você tente melhorar a situação, não são todos que estão habituados a reuniões remotas e, na maioria das vezes, possuem problemas de equipamento ou as vezes nem possuem o equipamento necessário para uma conferência.

Os casos mais simples podem ser resolvidos com um simples unmute do seu microfone, como o Scott Hanselman explica tão bem neste artigo.

Nos casos mais complicados temos um problema de equipamento, então, por favor, se você já sabe que fará uma reunião remota, tire uns 30 minutos antes da reunião começar para entrar na sala e testar se seu microfone e sua camera estão funcionando, tudo para evitar que seja uma perda de tempo desnecessária. O que nos leva para o próximo tópico

Use a sua câmera

Em 90% das calls que eu já fiz, a maioria das pessoas não tem uma camera ligada e estão somente com audio. Isso é OK se você é apenas um ouvinte ou então está salvando a banda da Internet para que uma apresentação possa ser feita (ou se a sua Internet não é muito boa). Em todos os outros casos, por favor, use sua webcam.

Isso é mais do que uma boa prática e sim uma demonstração de respeito com quem está trabalhando remotamente. Isto por que nós já estamos somente com a voz, e existe uma série de nuances na comunicação que não dependem só do audio, como expressões, movimentação e outras coisas.

Cameras habilitadas para trabalhar com o Teams
As 6 melhores webcams para conferências se 6 não forem suficiente este outro artigo cita outras 13 – Minha opção pessoal é a Logitech C920 ou a Logitech BRIO, embora elas possam ser um pouco caras.
- A camera nativa do Macbook ou do Surface também são muito boas

Se preocupe com a qualidade dos seus equipamentos

Isto pode ser um pouco controverso, mas para que possamos realizar uma reunião remota, o mínimo que é necessário são equipamentos de qualidade no mínimo ok... Então veja se é possível pedir para sua empresa ou então conseguir uma câmera com uma qualidade de vídeo maior do que VGA e, o mais importante, um microfone que seja capaz de isolar e deixa a sua voz a mais clara possível.

Quanto melhor você for visto e ouvido, melhor você vai conseguir se comunicar com seus pares e melhor você vai conseguir evoluir no trabalho remoto.

Este artigo traz os melhores microfones para reuinões em 2020

Tenha habilidade para tratar com pessoas sem precisar estar na presença delas

Uma das coisas mais engraçadas que eu vejo acontecendo com times remotos é que, eventualmente, alguém vai te perguntar "Quando você vem para o escritório?", como se esta fosse a única forma de resolver os problemas, ou seja, eu estando remoto não adianta nada pois invariavelmente todos os problemas serão postergados para o dia que eu for para o escritório.

Eventualmente todos acabamos indo uma vez ou outra para o escritório mesmo quando estamos remotos (vamos comentar sobre isso mais a frente), mas isso não pode ser um impecílio para que as coisas só possam ser resolvidas com a minha presença lá. A não ser que seja algo que exija muito das minhas incríveis habilidades para fazer origamis, o máximo que eu vou poder fazer pelo problema é te ouvir e falar com mais alguém, isso não pode ser feito remotamente?

O Funcionário Fantasma

A maioria das dificuldades que encontramos anteriormente está ou na falta de comunicação com o time local com o time remoto ou vice versa, porém nem tudo se resume a um time local tendo que se adequar ao trabalho remoto, muitas vezes pessoas trabalhando remotamente precisam se adequar ao mesmo da mesma forma que os fisicamente presentes.

Isso significa que, se você trabalha remotamente, você precisa estar disponível de uma forma ou de outra, coloque seu número no diretório da empresa, preencha seus dados de contato, celular, email, mantenha seus aplicativos de mensagens abertos para que as pessoas possam te achar... Tudo bem que você não quer responder, coloque o seu status como ocupado, desligue as notificações, mas se alguma coisa acontecer, se faça pelo menos possível de ser encontrado.

Culpa

Para muitas pessoas, trabalhar remotamente pode ser um sinônimo de "Ah, provavelmente deve estar de pijama o dia inteiro. Isso é uma culpa grande principalmente para quem está trabalhando remotamente, nós pensamos que todos estão achando que a gente não está fazendo nada, mesmo que saibamos que estamos trabalhando 44 horas semanais (ou muito mais do que isso).

Por conta dessa culpa os trabalhadores remotos tendem a trabalhar muito mais por dia, ou então trabalhar depois que não tem ninguém mais acordado para não ter interrupções, ou então trabalhar nos finais de semana. Se você é o gerente de um time remoto ou então trabalha com alguém remotamente, tente ao máximo fazer com que essa pessoa se sinta que está dando o máximo de si.

Quem não é visto não é lembrado

Um dos maiores problemas que as pessoas que trabalham remotamente sentem e vivem é o fato de ser esquecido por todos, já que você não é uma face comum e, quem não está sendo visto não é lembrado. Isso é muito evidente em reuniões onde a maioria das pessoas estão presenciais, porque as pessoas simplesmente esquecem que tem alguém remoto no meio dessa reunião e, mais de uma vez, eu mesmo fui desligado sem falar uma palavra porque as pessoas simplesmente esqueceram que eu estava lá.

Setup de Máquina

Isso não é só para funcionários remotos, mas todos sabemos que VPNs e ferramentas de rede particular são completamente desconsideradas na maioria das empresas. Então geralmente você vai ter muitos problema para poder setar a arrumar a sua máquina para rodar localmente em redes particulares. E isso realmente não vai mudar...

Além disso, mesmo que você consiga arrumar todo o seu computador, eventualmente você vai ter um problema, seja ele um problema de permissionamento ou um problema de acesso propriamente dito, jamais esqueça a senha de sua VPN, se não você vai ter um problema ainda maior.

Dicas de leitura

Este artigo super legal do Scott Hanselman
Este outro artigo, também do Scott que mostram bastante do problema do trabalho remoto.
Este artigo da GitLab que mostra os melhores pontos para não se fazer quando transitar para o virtual

Melhores práticas de trabalho remoto

Agora que já falamos de todas as partes ruins do trabalho remoto, vamos falar de como podemos fazer o remoto funcionar. No final desta seção vou deixar todos os links para mais informações e mais dicas.

Existem fronteiras

Por mais que trabalhar de casa seja super interessante porque estamos totalmente no nosso local mais confortável, mas isso pode ser um grande problema, porque a tênue linha entre o trabalho e a vida pessoal desaparece completamente se você não colocar limites e barreiras para continuar são.

Encontre seu local

A primeira dica que tenho para dar sobre isso é que você deve encontrar um local adequado para seu trabalho.

Não, o seu quarto não vale

Evite ao máximo trabalhar no mesmo local onde você descansa/dorme. Isso rompe completamente todas as barreiras e faz com que você pense que está sempre trabalhando.

O mundo ideal seria ter um escritório próprio somente para trabalho, onde você pode entrar quando começar a trabalhar e sair quando terminar. Além disso é bom que você também tenha um computador somente para trabalho e outro apenas para diversão, geralmente as empresas disponibilizam uma máquina para trabalhadores remotos. Se, por ventura, você não conseguir duas máquinas, tente realizar um dual boot ou então ter dois usuários diferentes no mesmo sistema operacional.

O ponto todo aqui é criar, de fato, barreiras e diferenciações entre o que é relativo ao trabalho e o que não é, e essas duas definições não podem se intersectar. Além disso, seu escritório precisa ser um local confortável, arejado e aonde você se sinta bem, porque você vai passar a maioria do seu dia por lá, evite cores muito escuras, tenha bastante janelas, coloque plantas, o que te fizer feliz!

Este local não precisa ser o mesmo sempre, eu já trabalhei dentro de McDonald's, Starbucks, Habbibs, Aeroportos, padarias, praças, coworkings e vários lugares. As vezes trocar de ambiente te dá um novo ar e te faz ser mais produtivo, para mim, ter pessoas em volta evita que eu desfoque do meu trabalho, por exemplo.

Encontre seu horário

Conforme falamos anteriormente, trabalhadores remotos tem uma maior prospecção a trabalharem até mais tarde, durante feriados, finais de semana e etc. Tudo bem se de vez em quando você precisar ficar até um pouco mais tarde, trabalhar durante um sábado, o que não pode acontecer é que isso se torne rotineiro.

Defina três horários: O horário de inícios, o horário de almoço e o horário de fim. Acorde todos os dias 1h antes do seu horário de início para poder se preparar para seu dia, pare 1h no horário de almoço e vá fazer outra coisa, no final do dia e pare no horário limite e não responda nem interaja com ninguém a partir dele.

O meu horário, por exemplo, é das 9h as 18h, todos os dias acordo as 8h e me preparo, tomo café da manhã e resolvo pendências pessoais rápidas antes de começar a trabalhar.

Se vista de acordo

Toda a história de poder trabalhar de pijama em casa não é verdade, eu sei que destrui alguns sonhos agora, mas infelizmente, para que você possa ser produtivo trabalhando em casa, você precisa se trocar e se vestir como se você estivesse indo para um escritório. Para mim apenas as roupas já são suficientes para mudar a minha mentalidade e mostrar que estou fora de casa e em período de trabalho. Porém algumas pessoas precisam ir mais além, para estas pessoas uma outra dica seria colocar sapatos ou tênis, mesmo se for para ficar dentro de casa, isso ajuda muito na hora de trabalhar porque realmente faz o seu cérebro trocar de contextos.

Seja organizado

Recentemente escrevi um artigo totalmente voltado para a organização pessoal, nele eu dou algumas dicas de como você pode se organizar para a sua vida, porém aqui queria deixar umas dicas adicionais especialmente voltadas para o trabalho remoto.

Tenha um calendário, use muito ele: Anote tudo que você precisar fazer, todos os eventos que você tem e tudo que exige pelo menos alguma ação sua. Tudo deve estar anotado porque, na maioria dos casos, você vai ter que fazer reuniões remotas e isso vai ter que entrar no meio do seu planejamento
Sempre faça uma lista para o dia: Sempre tenha uma lista de tarefas pronta para o que você vai fazer no dia, isso ajuda a liberar espaço na sua mente para o que você realmente precisa lembrar
Cumpra a lista de afazeres: Se esforçe o máximo para completar a sua lista de afazeres diários todos os dias sem atrasar nenhuma tarefa.
Crie rotinas: Crie algumas rotinas simples, por exemplo, a primeira coisa que faço todos os dias assim que ligo meu computador é responder todas as mensagens que tenho no Slack, Teams, Whatsapp, Telegram e também responder todos os meus emails
Faça uma tarefa complexa por dia: Como dissemos no artigo sobre organização pessoal, o cérebro só tem capacidade para uma tarefa cognitivamente complexa por vez, se você tem uma tarefa muito complicada que você precisa fazer, faça com que ela ocupe todo o seu dia, não faça mais de uma tarefa complicada por dia ou isso vai te esgotar.
Diga "não": Muitas vezes algumas pessoas vão precisar da sua ajuda para alguma coisa, tenha a capacidade de dizer não quando for necessário, abrir concessões sempre vai fazer com que suas tarefas não sejam cumpridas.

Fisicamente

Mantenha seu ambiente de trabalho limpo e organizado, muitas coisas a vista podem complicar seu pensamento e dificultar novas ideias.

Virtualmente

Da mesma forma, remova arquivos antigos, mantenha sua área de trabalho sempre pronta e com a menor quantidade de arquivos possível, não guarde arquivos até que precise usá-los, ao invés disso, crie um lembrete com o arquivo agendado e baixe-o somente quando precisar.

Nesses pontos é quando ferramentas como o OneDrive podem ser uma mão na roda, além de integrar completamente em ferramentas de comunicação como o Teams, também permitem que você instale clients no computador para que possa sincronizar seus arquivos. O OneDrive não é o único, temos o Google Drive, Dropbox, Mega, iCloud (que, para usuários de Mac, é meio que obrigatório) e muitos outros, use o que for melhor para você.

Além disso, tenha seu ambiente virtual já preparado, gaste pelo menos uma semana para instalar todas as aplicações, checar o compliance, segurança, VPN, rede, áudio e vídeo da sua máquina, afinal ela é sua ferramenta de trabalho e precisa ser levada a sério.

Se acostume ao fluxo assíncrono

O GitLab tem um artigo muito legal sobre como devemos abraçar a comunicação assíncrona e o flluxo de trabalho assíncrono.

O fluxo assíncrono de trabalho se concentra basicamente em poder fazer partes do trabalho de forma que as pessoas possam, cada uma, trabalhar paralelamente. O maior questionamento que você pode fazer quando estiver implementando um fluxo assíncrono é tentar pensar da seguinte forma: "Como eu posso fazer esta tarefa ou apresentar este trabalho para meu time se todas as pessoas da empresa estiverem dormindo?". Este tipo de fluxo é muito útil quando temos grandes empresas com múltiplos andares e prédios ao longo de um ou mais países, principalmente quando temos timezones diferentes, porque ai realmente as pessoas podem estar dormindo.

Ter o pensamento de que ninguém está disponível tira aquela tentação de tentar chamar todo mundo para se reunir, ao invés disso você se concentra em passar a mensagem da melhor forma possível.

A principal técnica para isso é documentar tudo, a primeira coisa é estabelecer uma técnica de documentação, um local como um servidor de wikis ou usar ferramentas de documentação como o SharePoint ou o Confluence. Não tente criar algo do zero porque o SEU time é especial e nenhuma ferramenta do mercado atende ele, a não ser que seja algo completamente exótico, provavelmente alguma das ferramentas vai te atender.

Além disso, se acostume a não ter respostas na hora e se prepare para isso, não adianta ficar esperando que as pessoas vão te responder logo de cara, porque isso não vai acontecer, mande e-mails e mensagens com antecedência antevendo fusos horários e demoras de resposta, isto é, não deixe para pedir uma informação com urgência porque você vai ter muitos problemas.

Comunicação

A principal qualidade de um trabalhador remoto é a comunicação, e esta também é a principal forma de fazer o trabalho remoto funcionar.

Fique ligado em fusos horários, muitas vezes alguém pode não estar disponível quando você marcar uma call ou mandar uma mensagem
Ligue seu vídeo quando for falar com alguém em uma call, existe muita comunicação que não é verbal

Comunicação escrita

A maior skill que você precisa treinar além da comunicação pessoal (falada), é a comunicação escrita, você precisa ser sempre muito claro e fazer sentido, porque, como falamos nos capítulos anteriores, você poderá ter um delay grande de tempos de resposta. Então sempre pense no melhor jeito de escrever suas mensagens e emails para que seja possível a melhor interpretação logo a primeira vista, se você precisar explicar algo depois, provavelmente a comunicação está falha.

Seja claro
Seja conciso
Não seja prolixo e não fique divagando em ideias, vá direto ao ponto
Evite mandar emails com assuntos diversos, foque em um email ou mensagem para cada assunto, mesmo assim, evite fazer spam com milhões de mensagens e emails
Se você usa ferramentas como o Teams ou o Slack, use e abuse da função de threads
Não se esqueça de que, por trás de cada email, de cada mensagem, existe uma pessoa assim como você
Sumarize, no final uma mensagem muito longa, um tl;dr. Anote os principais pontos de ação e de atenção

Lembre-se que a comunicação escrita pode ser a única forma de interface que você vai ter com outras pessoas, treine muito bem essa habilidade escrevendo e lendo muito.

Status atual

É muito complicado trabalhar remotamente se você não sabe o que as pessoas estão fazendo ou o que elas pretendem fazer. Então SEMPRE dê um status da sua atividade atual para o time, se possível, anote tudo em uma agenda compartilhada para todos verem. O Microsoft To-Do permite compartilhar suas listas e o Todoist permite que você adicione outras pessoas na lista também.

Feedbacks

Faça reuniões regulares (semanais) com seus gestores e/ou geridos para dar e receber feedbacks, vá com o coração aberto e sempre disposto a ouvir. Da mesma forma, dê feedbacks sinceros, construtivos e que possam fazer as pessoas evoluirem mais. Sejam estes feedbacks sobre o trabalho de alguém, bom ou ruim, ou até mesmo sobre o próprio processo de trabalho remoto.

Leitura recomendada: este artigo sensacional do Linkedin

Conheça suas ferramentas

Você, como um trabalhador remoto, vai estar totalmente refém das ferramentas de comunicação, principalmente ferramentas de video conferências, portanto, conheça o que você está usando, saiba o que essas ferramentas oferecem e como utilizar todos os recursos.

Além disso, mais importante do que conhecer e saber quando usar uma ferramenta é saber quando deixar de usá-la, não perca tempo com algo que não funciona, se uma ferramenta não está boa para você, não há sentido em continuar usando aquilo, pule para a próxima da lista.

Em contrapartida, muitas vezes é necessário ter todas as ferramentas possíveis para facilitar a comunicação com seu time, portanto sempre tenha uma vasta gama de ferramentas em mente para facilitar as coisas.

Esteja disponível

Como você não está fisicamente no escritório, provavelmente a única forma de alguém chegar até você é através de uma mensagem, portanto utilize os status dos seus comunicadores favoritos para mostrar se você está disponível ou não, além disso, deixe bem claro quais são seus horários de trabalho e fique sempre disponível para responder algum tipo de dúvida ou problema urgente no meio do caminho.

Seja visto

Mesmo que você seja um trabalhador remoto, apareça de vez em quando no escritório, pode ser uma vez por semana, por mês ou por semestre, mas apareça. Além de te fazer bem trocar um pouco de ambiente, é muito bo construir relações com as pessoas que trabalham com você, dessa forma elas podem dar rosto ao nome e você magicamente se transforma em um ser humano e não em uma tela de computador.

Se preocupe com os outros

Todo mundo é uma pessoa, mesmo que você não possa ve-la. Aja como tal.

Gaste um tempo para se conectar com pessoas

Tente gastaer pelo menos 5% do seu tempo diário para conversar com as pessoas que você trabalha junto, sejam conversas do próprio trabalho ou conversas aleatórias, isso fará com que você sempre se sinta melhor e menos sozinho.

Take a Break

Levante de vez em quando, vá andar, dar uma volta, você não precisa ficar 8 horas seguidas parado trabalhando, entre uma tarefa e outra tente se exercitar e se mover um pouco, dando uma pausa em uma longa seção de concentração.

Nem tudo é trabalho

É importante que as pessoas criem uma confiança umas com as outras em seu local de trabalho, isso é feito criando amizades e vínculos com seus colegas através das famosas "conversas de corredor", no entanto, isso é um pouco complicado de conseguir quando temos pessoas trabalhando ao redor do mundo, não é sempre que podemos dar uma passadinha em Amsterdam para tomar um chá...

Portanto, a forma de resolver estes problemas é organizar uma agenda de um Happy Hour virtual, isso deve acontecer organicamente e deve partir do time, não deve ser imposto por nenhuma liderança. Além de ser uma boa prática, estudos mostram que pessoas que sentem que tem amigos genuínos no trabalho são mais produtivos e gostam mais dos seus empregos.

Na Microsoft, por exemplo, temos algumas calls que chamamos de Watercoolers, são as conversas de bebedouro, onde as pessoas aparecem para conversar e trocar ideias. E, como temos vários fusos, existem várias calls em vários horários diferentes que são organizadas por pessoas nessas regiões específicas.

O GitLab tem um artigo muito bom sobre como isso funciona lá dentro.

Reuniões remotas

As reuniões são a parte mais importante de um processo remoto, elas precisam ser produtivas e serem proveitosas. Vamos a algumas práticas, mas antes, recomendo a leitura deste artigo do GitLab sobre como transformar as reuniões remotas e deste artigo do Scott Hanselman sobre dicas de comunicação.

Se puder ser um email, que seja um email

Provavelmente você já ouviu aquela frase "Sobrevivi a mais uma reunião que poderia ter sido um email". Então, isso é bastante engraçado quando estamos trabalhando localmente, mas infelizmente não é algo bom de se ouvir quando estamos trabalhando remoto.

Se uma reunião poderia ser um email, provavelmente essa reunião deveria ter sido um email, quando estamos falando de trabalho remoto, não podemos perder tempo, temos que ser sucintos e temos que otimizar o máximo possível o nosso trabalho e nosso dia, ou seja, não podemos perder tempo com reuniões inúteis.

Marque somente as reuniões que não tem como serem emails e, durante elas, fale somente o necessário. Não demore muito para entrar no assunto com conversas paralelas.

Tenha uma agenda

É muito comum em um escritório termos uma reunião marcada sem nenhum tipo de agenda ou pauta. Para mim isso é inaceitável em todos os casos, a não ser que seja uma reunião 1:1 ou uma reunião de feedback e etc, porque nesses caso não temos muito o que fazer.

Então sempre, na descrição da reunião, coloque uma lista de pontos que serão discutidos na mesma e quem é o ponto de contato para cada um deles (quem vai discutir cada ponto).

Se atenha a horários

Uma vez com a reunião definida, a outra prioridade é se manter nos horários marcados. Houveram políticas de empresas que eu trabalhei que diziam que, se uma reunião passasse do horário marcado, as pessoas poderiam sair da mesma sem nenhuma consequência.

Portanto, o bom senso é: Não se atrase nem para começar e nem para terminar.

Documente TUDO

As reuniões online tem uma facilidade imensa de serem realizadas, porém não são muito lembradas até porque muitas pessoas estão fazendo outras coisas, e isso é completamente ok, porém uma ótima prática não só com reuniões mas com tudo em trabalho remoto, como já dissemos antes, é documentar tudo que foi feito. Se possível, gravar a reunião e disponibilizar a mesma depois.

Esta documentação deve ser objetiva, com feedbacks de cada pessoa, pontos de ação (que podem ser criados direto como issues ou como items de ação no seu CRM ou outra ferramenta), quem deve fazer o que e quais são os pontos que todos tem que completar para a próxima etapa.

Este documento deve ser enviado logo após o final da reunião junto com um link para a gravação a todos os participantes.

Evite reuniões mistas

Reuniões onde parte das pessoas estão remotas e parte estão presentes fisicamente não funcionam muito bem, ou todo mundo presente ou ninguém presente, assim todos vão ter que se adequar ao mesmo tipo de situação.

Arrume seu vídeo e àudio ANTES da reunião

Uma das coisas que mais me irrita são os 15 minutos de "Está me ouvindo?" iniciais de toda reunião remota. Teste seus equipamentos de áudio e a sua ferramenta de comunicação ANTES da reunião. Apareça uns 30 minutos antes só para isso, tenho certeza que seus pares vão te agradecer.

Respeito é importante

Isso vale para qualquer coisa, mas em reuniões, tenha respeito com quem esta falando, não fale por cima, não domine a reunião e mute seu microfone quando estiver fazendo algo que possa atrapalhar.

Fazer outra coisa na reunião quando a mesma não é direcionada a você não é uma falta de respeito, mas fique atento ou atenta aos tópicos discutidos.

Pausas também são

Se você estiver apresentando, ouvindo ou perguntando, sempre de uma pausa antes de continuar para alguma outra parte após falar com outra pessoa. Isso porque, muitas vezes, podemos ter delays grandes entre o seu audio chegar na outra pessoa, que nem quando estamos vendo televisão e o reporter fica com a chamada "cara de delay" esperando o apresentador acabar de falar no ponto eletrônico.

Portanto sempre de uma pequena pausa antes de voltar a falar para ter certeza de que sua voz chegou em todos os participantes. Uns 5 segundos deve ser o suficiente.

Olhe o Chat

Se você estiver apresentando em uma call, não esqueça de olhar o chat ou ter alguém que está olhando o chat da call para você, da mesma forma que você está mutando seu microfone para que outros possam falar, outras pessoas estão mutando o microfone para que você possa fazer o mesmo, então as perguntas e feedbacks vem no chat da conversa.

Emails são importantes

Para finalizar essas dicas, lembre-se que e-mails são a sua ferramenta principal de comunicação, mantenha-o organizado, separe itens por categoria, use tags, pastas, crie regras, notificações e anotações. Use a função flag do Outlook, abuse das funções de snooze para mandar os emails para as datas que eles devem ser vistos novamente, e tente sempre manter a sua caixa de entrada limpa (inclusive isso será coberto com mais detalhes nos meus artigos de organização pessoal).

Trate todos os emails como possíveis tarefas que você precisará tomar uma ação sobre.

Conclusão

Ufa! Foi uma longa jornada, se você leu até aqui, parabéns! Você está mais preparado do que antes para iniciar ou melhorar sua vida de trabalhador ou trabalhadora remota!

Abaixo deixo algumas leituras recomendadas que vão melhorar ainda mais seu entendimento sobre este assunto!

Leituras recomendadas

Feedbacks!

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